Un ciclo de compras principia cuando se toma la decisión de comprar material y cuando la unidad que indujo a hacer el pedido acepta el material. Las responsabilidades del departamento de compras se extienden desde un extremo hasta el otro. Algunas de las operaciones más importantes se describen a continuación:
Reconocimiento de una necesidad: Cualquier compra se origina en el reconocimiento de una necesidad definida de algo en la organización. La persona responsable de alguna actividad en particular debe conocer cuáles son los requerimientos individuales de la unidad, qué, cuándo y cuánto es lo que se necesita.. Esto da como resultado una requisición de material al departamento del almacén.
Recibir requisiciones: Las requisiciones de compra las formula el personal de todas las áreas funcionales de la empresa. En las formas de las requisiciones aparece información respecto a cuáles y cuántos artículos se desean, cuándo deben estar dispuestos y quién hace el pedido. Con frecuencia se incluye una columna para la existencia actual con el objeto de forzar a la persona que hace el pedido a que compruebe si son necesarios los artículos.
Revisión de las requisiciones: Desde el punto de vista de las compras, el análisis del valor representa un cambio relativamente reciente de la concentración en obtener el mejor precio para determinado artículo a la de obtener el menor costo para cualquier articulo que satisfaga la función. El departamento de compras por lo general no tiene la autoridad de sustituir o modificar los materiales diseñados para las unidades operantes. Tiene la responsabilidad de analizar las requisiciones y sugerir alternativas que conduzcan a mejorar los precios. Cuando las personas que hacen los pedidos saben que sus requisiciones van a ser examinadas, normalmente dedican mayor atención a su preparación.
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